Kaucja i szkody wyrządzone przez gości w noclegu - jak się zabezpieczyć, potrącić i dochodzić zapłaty
W skrócie
- Z kaucji możesz potrącić tylko koszt szkód, za które odpowiada gość, i niezapłacone opłaty, a nie zwykłe zużycie wynikające z prawidłowego używania (art. 675 Kodeksu cywilnego).
- Bez protokołu stanu przy wydaniu i zwrocie oraz zdjęć z datą trudno udowodnić, że szkoda powstała w czasie danego pobytu.
- Gdy szkoda przekracza kaucję, wyślij gościowi rozliczenie z dowodami i wezwanie do zapłaty z terminem.
- Roszczenie o naprawienie szkody z powodu uszkodzenia rzeczy najętej przedawnia się z upływem roku od zwrotu rzeczy (art. 677 Kodeksu cywilnego).
Ten poradnik jest dla gospodarza, który po wyjeździe gości znalazł zbity stół, plamę na kanapie albo brak pilota - i nie wie, co mu wolno. Wyjaśniamy, jak ustawić kaucję, jak zebrać dowody, co potrącić, a czego nie, i co zrobić, gdy szkoda jest większa niż kaucja. Przy dużych kwotach albo sporze z prawnikiem po drugiej stronie skonsultuj się z prawnikiem.
Kaucja za nocleg - ile brać i w jakiej formie?
Kaucja za krótki pobyt nie ma ustawowej wysokości: decyduje umowa. Limit 12 czynszów i miesięczny termin zwrotu z ustawy o ochronie praw lokatorów dotyczą najmu mieszkania na cele mieszkaniowe, a nie typowego pobytu turystycznego, dlatego zasady trzeba wpisać do umowy lub potwierdzenia rezerwacji.
Dopasuj wysokość do ryzyka:
- prosty pokój lub kawalerka - kaucja niska albo żadna, jeśli gość płaci przelewem i masz jego dane;
- domek z kominkiem, sauną, jacuzzi, łódką - wyższa, bo jedna szkoda kosztuje więcej;
- grupy, wieczory kawalerskie, pobyty ze zwierzętami - wyższa albo osobna dopłata za zwierzę;
- pobyt z imprezą lub wynajem sali - osobne zasady, opisane w tekście o wynajmie sali na imprezę.
Forma kaucji:
| Forma | Zaleta | Na co uważać |
|---|---|---|
| Gotówka przy przyjeździe | od razu ją masz | wystaw pokwitowanie, policz przy gościu |
| Przelew przed przyjazdem | ślad w banku, łatwy zwrot | ustal termin zwrotu i rachunek |
| Mechanizm platformy rezerwacyjnej | nie obsługujesz pieniędzy | warunki zgłaszania szkód ustala platforma - sprawdź je przed sezonem |
Przy gotówce daj gościowi pokwitowanie, np. na wzorze pokwitowania odbioru gotówki, z dopiskiem, że to kaucja i na jakich zasadach wraca.
Zwykłe zużycie a szkoda - co możesz potrącić?
Możesz potrącić koszt szkody, za którą odpowiada gość, oraz niezapłacone opłaty z umowy. Nie możesz potrącić zwykłego zużycia, czyli tego, co dzieje się z wyposażeniem przy normalnym używaniu (art. 675 § 1 Kodeksu cywilnego).
| Zwykłe zużycie (nie potrącasz) | Szkoda (możesz potrącić) |
|---|---|
| lekko przetarta pościel, wyblakły ręcznik | wypalona dziura, plama z wina lub farby do włosów |
| drobne rysy na podłodze od krzeseł | głębokie rysy, wyrwane deski, ślady pazurów przy zakazie zwierząt |
| przepalona żarówka | zbita lampa, zerwany karnisz |
| zużyty papier, środki czystości | brak pilota, kluczy, naczyń, ręczników |
| konieczność zwykłego sprzątania | sprzątanie ponad normę: wymiociny, śmieci po imprezie, zapach dymu |
Kilka zasad przy liczeniu kwoty:
- potrącasz rzeczywisty koszt: naprawy, czyszczenia albo zakupu rzeczy o podobnym standardzie, a nie cenę nowej sofy za pięcioletnią;
- dodatkowe sprzątanie liczysz według faktycznego kosztu lub stawki wpisanej w regulaminie;
- utracony zarobek (np. odwołany kolejny pobyt przez szkodę) też może być częścią szkody, ale musisz go wykazać;
- gość, który zawarł umowę, odpowiada wobec Ciebie także za osoby, które przywiózł - dlatego w umowie wpisuje się listę gości.
Jak udokumentować szkodę?
Dowody zbieraj od razu, zanim posprzątasz. Najsilniejszy zestaw to protokół stanu z przyjazdu, protokół lub notatka z wyjazdu, zdjęcia z datą i rachunki.
- Przy przyjeździe - spisz stan obiektu i listę wyposażenia, najlepiej na protokole zdawczo-odbiorczym domu, a przy mieszkaniu na protokole zdawczo-odbiorczym mieszkania. Zrób zdjęcia każdego pomieszczenia.
- Przy wyjeździe - przejdź z gościem po obiekcie. Jeśli wyjeżdża bez Ciebie, umów w regulaminie, że sprawdzasz stan tego samego dnia.
- Po wykryciu szkody - zdjęcia z bliska i z daleka, z widocznym kontekstem pomieszczenia. Nie wyrzucaj zniszczonej rzeczy przed rozliczeniem.
- Koszt - kosztorys, rachunek lub faktura za naprawę, zrzut ceny podobnej rzeczy.
- Kontakt z gościem - napisz od razu, w tym samym kanale co rezerwacja, i dołącz zdjęcia.
Jak rozliczyć kaucję z gościem?
Rozliczenie wyślij na piśmie albo e-mailem, zanim przelejesz resztę kaucji. W wiadomości podaj:
- kwotę kaucji;
- listę szkód z kosztem każdej i zdjęciami;
- kwotę potrąconą i kwotę zwracaną;
- termin przelewu reszty zgodny z umową.
Zwróć niesporną część kaucji w terminie, nawet jeśli o resztę trwa dyskusja. Zatrzymanie całości „do wyjaśnienia” przy drobnej szkodzie zwykle eskaluje spór i daje gościowi argument.
Szkoda większa niż kaucja - co dalej?
Gdy szkoda przekracza kaucję, możesz żądać od gościa dopłaty. Kolejne kroki:
- Wyślij rozliczenie z dowodami i propozycją dopłaty.
- Brak reakcji - wyślij formalne wezwanie z kwotą, terminem i numerem rachunku, np. na wzorze wezwania do zapłaty.
- Brak zapłaty - rozważ pozew; przy niewielkich kwotach sprawdź elektroniczne postępowanie upominawcze albo postępowanie uproszczone.
- Przy umyślnym zniszczeniu lub kradzieży możesz zawiadomić policję.
Pilnuj terminu: roszczenie wynajmującego o naprawienie szkody z powodu uszkodzenia lub pogorszenia rzeczy przedawnia się z upływem roku od dnia jej zwrotu (art. 677 Kodeksu cywilnego). Sprawdź też, czy Twoja polisa nie pokrywa szkody - wtedy ubezpieczyciel może dochodzić zwrotu od gościa za Ciebie.
Jak zapobiegać szkodom?
Najtańsza szkoda to ta, do której nie dochodzi. Sprawdza się:
- jasny regulamin wysłany przed przyjazdem (palenie, imprezy, zwierzęta, liczba osób);
- osobna, wyższa kaucja dla grup i pobytów ze zwierzętami;
- wyposażenie odporne na intensywne używanie - o tym piszemy w tekście o wyposażeniu mieszkania na wynajem;
- pokrowce na materace i poduszki, ciemne ręczniki do demakijażu;
- spis wyposażenia na lodówce lub w segregatorze - gość widzi, co jest liczone.
Ustalenia dotyczące kaucji i protokołu najlepiej mieć w umowie, której wzór i zasady omawiamy w poradniku umowa najmu domku letniskowego.
Najczęstsze pytania
- Czy mogę zatrzymać całą kaucję za szkodę?
- Tylko do wysokości udokumentowanego kosztu szkody i niezapłaconych opłat. Resztę kaucji zwracasz w terminie z umowy, razem z pisemnym rozliczeniem potrąceń.
- Co jest zwykłym zużyciem w noclegu?
- Zwykłe zużycie to ślady normalnego korzystania: lekkie przetarcia, drobne rysy, zużyte środki czystości, przepalona żarówka. Za nie gość nie odpowiada (art. 675 § 1 Kodeksu cywilnego), więc nie potrącasz ich z kaucji.
- Ile czasu mam na żądanie zapłaty za szkodę od gościa?
- Roszczenie o naprawienie szkody z powodu uszkodzenia rzeczy najętej przedawnia się z upływem roku od dnia zwrotu rzeczy (art. 677 Kodeksu cywilnego). Nie zwlekaj z wezwaniem do zapłaty.
- Co zrobić, gdy gość nie chce zapłacić za szkodę większą niż kaucja?
- Wyślij pisemne rozliczenie z dowodami, a potem formalne wezwanie do zapłaty z terminem. Jeśli to nie pomoże, możesz dochodzić kwoty w sądzie, a przy umyślnym zniszczeniu zawiadomić policję.
Denwi.pl to polski serwis darmowych ogłoszeń: publikacja kosztuje 0 zł we wszystkich 26 kategoriach, bez prowizji od sprzedaży i bez limitu ogłoszeń, z czatem zamiast telefonu, darmową wyceną rzeczy ze zdjęcia (Wycena AI) i bezpłatnymi wzorami umów. Recepcjo prowadzi Jacek Pawlos, twórca Denwi.pl. Gdy polecamy Denwi, piszemy o tym otwarcie. Fakty o Denwi pochodzą z jego oficjalnych stron i były sprawdzone w dniu aktualizacji artykułu.